1) Invitación a Participar en el programa de Auditorías REPSE

Usted estará recibiendo una invitación para que su empresa participe en el Sistema de Validación de Contratistas de TENARIS-TAMSA (Programa de Auditorías REPSE), ésta invitación será enviada al correo o correos registrados con TENARIS-TAMSA y/o sus filiales o por medio de una llamada telefónica de personal autorizado por TENARIS-TAMSA y/o sus filiales para tal efecto.

2) Registro en Programa de Auditorías REPSE

Para participar en el programa Usted se deberá registrarse y completar el formulario en la sección "Registro" de ésta misma página, deberá incluir toda la información solicitada y completar todos los campos e información que ahí se requiere.

3) Obtener Guía de Programa de Auditorías REPSE

Una vez que Usted ha registrado su empresa y todos los datos requeridos en la sección “Registro” de este portal recibirá vía correo electrónico la guía del programa de Auditorías REPSE ; el objetivo de ello es que Usted esté enterado en todo momento del contenido de la revisión, las necesidades de información ,los  documentos requeridos y la posible planeación del tiempo de su equipo de trabajo.

4) Calendarización de Programa de Auditorías REPSE

Una vez que ha registrado a su empresa , Usted recibirá un correo electrónico donde se le asignará un intervalo de fechas donde usted deberá proporcionar,  a través de nuestra plataforma digital, los documentos requeridos por el programa de revisión de obligaciones patronales. Este periodo de fechas para la participación en la revisión  será definida previamente por TENARIS-TAMSA. El calendario y fechas se empezarán asignar una vez que todos los proveedores hayan estado registrados en el programa.

5) Preparación

Se sugiere al contratista que revise y estudie previamente la guía del programa de Auditorías REPSE, que integre la documentación e información requerida de acuerdo a lo solicitado por el programa.  Pudieran existir trámites o necesidades de información que le tomaría tiempo en completar por parte de el contratista para el cumplimiento de el programa de Auditorías REPSE y que deberá tomar en cuenta ya que los tiempos y fechas en la entrega de información se mantendrá fija en el programa. Si existiera alguna duda en el proceso es importante nos contacte para atenderlo , el proceso de aclaración de dudas puede ser en cualquier momento entre la fecha de registro y la fecha de cierre para carga de información. 

6) Aviso de Programa de Auditorías REPSE

Usted recibirá una liga y un “id_number” en la cual podrá tener acceso a la plataforma y con ello empezar a cargar  toda la información requerida por el programa de revisión de obligaciones patronales, de igual manera y de forma opcional , se le asignará una liga  de zoom o google meet para aclaraciones y revisión general de documentos, es importante nos confirme la recepción de estas ligas para dejar registros en nuestra base de datos y mantener una revisión permanente en la entrega de sus documentos. De no recibir su confirmación daremos por confirmada su participación y conocimiento de fechas y necesidades de información. 

7) Proceso de Auditorías REPSE

El contratista dispondrá de un intervalo de fechas (asignada en la calendarización) para subir los documentos solicitados por la plataforma, el contratista no podrá subir más documentos posterior a la fecha final o fecha límite de entrega de documentos. la revisión de los documentos que usted previamente subió a nuestra plataforma  se realizará  en los horarios e intervalos de tiempo acordados , una vez que se ha cumplido la fecha máxima de entrega de documentos usted no podrá subir más información y se emitirá un resultado, observaciones y sugerencias de mejora basado en la información previamente enviada y que se encuentre en nuestras bases de datos. El proceso de participación de el contratista en el programa podrá ser considerado como terminado cuando :

a) El contratista ha entregado toda la información y subido los documentos a la plataforma cumpliendo los tiempos previamente estipulados.

b) El contratista se registró en el programa pero no subió su información a la plataforma, el envío de los documentos por otro medio diferente a la plataforma no será valido para su evaluación.

Una vez integrados todos los documentos previamente cargados por el contratista y analizados por el equipo de auditoría se entregará un reporte preliminar con los resultados y hallazgos al contratista para su revisión.

8) Derecho a Réplica

Una vez que el proceso de revisión de documentos ha concluido, nuestro equipo de trabajo inicia un proceso de integración de información y elaboración de reporte preliminar que se enviará a través de correo electrónico al contratista con los resultados y observaciones en caso de que las haya; el contratista deberá revisar y solicitar un "derecho a replica" , es decir, una sesión de aclaración de dudas y corrección de resultados si así se considera; luego de recibir este correo , el contratista cuenta con 48 hrs para solicitar via correo electrónico esta sesión de trabajo denominada derecho a réplica, en caso de no recibir esta solicitud, PROLOGIX asumirá que el contratista no solicitará esta sesión de trabajo y que acepta el contenido del documento. 

9) Cierre del Proceso de Auditorías REPSE

Una vez que la auditoría se ha terminado y se ha enviado el informe preliminar a los contratista ésta se considerará como cerrada cuando :

a) No se ha recibido una necesidad de réplica por parte del contratista y/o está de acuerdo con el resultado de la revisión.

b) Se ha realizado la réplica , se han realizado las aclaraciones y se ha cerrado la revisión.

10) Resultados Finales

El Contratista y TENARIS-TAMSA recibirán una liga donde podrán acceder  a los resultados finales con los resultados y sugerencias resultantes de la Auditoría REPSE, también  se les entregará un documento con estos resultados y sugerencias de mejora. 

11) Compromiso a la mejora continua

Los contratistas con resultados en sus evaluaciones inferiores a 80 puntos se comprometen a incursionar en un programa de mejora que les permita cubrir con las desviaciones encontradas en el programa de revisión de obligaciones patronales en un período no mayor a 4 meses contado a partir de la entrega del reporte final.  

La guía de la Auditoría REPSE se le enviará por correo electrónico una vez que complete su registro, muchas gracias.

1) Qué beneficio obtengo de participar en el Programa de Auditorías REPSE?

Existen múltiples beneficios al participar en éste programa, el principal, que su empresa está comprometida con TENARIS-TAMSA en la transparencia de operaciones y en seguir fortaleciendo la relación de negocio entre ambos en el corto y largo plazo. Adicional a ello, se les entregará un diagnóstico muy completo con sugerencias donde podrán identificar necesidades particulares de mejora de su empresa que los llevará a mejorar directamente sus operaciones y sus aspectos legales y administrativos. 

2) Soy una empresa contratista pequeña y de poco personal, me aplica también participar en éste programa?

SI, todos los contratistas/proveedores  deben participar sin importar su tamaño. 

3) Si mi resultado de el proceso de la Auditorías REPSE es bajo, pues no tengo lo que se requiere y demanda éste programa, TENARIS-TAMSA dejará de utilizar mis servicios o productos por este motivo? 

No, sin embargo, y dependiendo de sus resultados, TENARIS-TAMSA le solicitará un programa para regularizar su situación en un plazo no mayor a 4 meses  y cumplir con el cierre de las no conformidades resultantes de la revisión . El objetivo de TENARIS-TAMSA es también  conocer la situación actual de sus contratistas ante las nuevas reformas de outsourcing y ante los proyectos asignados, busca además  identificar áreas de oportunidad en el marco legal, administrativo, laboral  y operativo e incentivar a corregirlas lo antes posible. este programa es además un ejercicio de mejora  continua y desarrollo de contratistas

4) Qué pasa si no cumplo a tiempo con el programa de regularización? 

Si tras concluido el periodo de regularización no se han cubierto con las medidas, podrá ser sujeto de retención temporal del pago de los servicios conforme el marco que regula la relación comercial y la normativa que rige los accesos de proveedores a instalaciones de TENARIS-TAMSA.

5) Mi empresa cuenta con algunas  certificaciones, y somos auditados con frecuencia, debo de participar de todos modos?

Si, porque TENARIS-TAMSA ha identificado necesidades propias de su industria y negocio y requiere asegurar que sus proveedores están alineados a su estrategia de crecimiento y mejora en el corto y mediano plazo. Las certificaciones con las que ya cuente su empresa sin duda serán de gran utilidad para agilizar el proceso de revisión  y mostrar evidencias de cumplimiento.

6) Sólo a mí se me evaluará o será para todos los contratistas?

Todos los contratistas serán evaluados. TENARIS-TAMSA, decide en qué momento se les considerará para su evaluación.

7) Recibí el correo con el aviso para participar en la auditoría, pero no sé qué contestar o no lo he respondido, porque tengo dudas, que hago?

Comunicarse con el Lic. Ileana Barradas vía correo electrónico (ibarradas@tenaris.com) o contactar a cualquiera de los integrantes del equipo de Prologix, sus contactos y correos electrónicos se han enviado en un correo por separado con las instrucciones para el registro en el programa. De la manera más atenta, se le pide que no deje de contestar el correo con su invitación ; pues su participación y opinión en de suma importancia, para el éxito del programa de mejora continua.

8) Cómo se realiza el programa de Auditorías REPSE y quién debe participar de mi equipo de trabajo?

El programa de Auditorías REPSE se realiza a través de nuestra plataforma digital donde usted podrá cargar toda la información requerida e interactuar con nuestros expertos. Los resultados del programa están basados  en la información que previamente usted cargó en nuestra plataforma digital, con ésta documentación procederemos a analizarla y emitir un resultado, se podrá realizar una reunión virtual previamente programada en caso de que alguna de las partes así lo requiera para aclaración de dudas;  tendrán a su disposición el contenido de el programa previamente de tal manera que puedan analizar y preparar la información que se va a solicitar y que puedan integrar el equipo de trabajo que ustedes necesiten para dar respuesta a los auditores; pueden participar una o mas personas si así lo requieren.

Diagnóstico Completo para Tu Empresa

Una vez terminada la auditoría recibirás un diagnóstico completo de tu empresa donde podrás analizar cada uno de los comentarios y sugerencias de mejora realizados por nuestros auditores.

Matriz de Riesgo

Con la matriz de riesgo tendrás la posibilidad de identificar actividades criticas dentro de tu empresa y el impacto para tu negocio, con ello podrás anticipar y tomar acción para prevenir problemas futuros.

Plan de Acción y Mejora

Te entregaremos un estimado de tiempos de implementación con respecto a las áreas de oportunidad detectadas en el proceso de revisión. Con ello podrás realizar un plan general de trabajo con acciones clave para mejorar el desempeño de tu negocio

Mejoras en Rentabilidad

Una empresa ordenada, estructurada y con los controles operativos correctos siempre será la mejor plataforma para mejorar la rentabilidad de la empresa, en los procesos de revisión regularmente los contratistas  identifican oportunidades de ahorros y mejoras en productividad y costos. Además de identificar y evitar gastos innecesarios consecuencia de malas prácticas.

Relación a Largo Plazo

El participar en éste programa de Auditorías REPSE  genera confianza, compromiso, transparencia y fortalecerá tu relación con TENARIS-TAMSA en el corto y largo plazo.

Minimizar Impacto en Reformas Legales y Fiscales

Con la revisión realizada podrás identificar todos aquellos puntos que deberás considerar, corregir o modificar para evitar problemas en el corto y mediano plazo con las autoridades gubernamentales correspondientes.

Estos son algunos de los entregables en el proceso de la Auditoría REPSE

Una vez terminado el proceso de Auditoría REPSE obtendrá un documento con los resultados de validación y matrices de riesgo y obtendrá un documento detallado del contenido del programa con observaciones y sugerencias de mejora por reactivo y por sección.

Empiece con el cliente – descubra lo que quiere y déselo.